LGPD und DSGVO in der Praxis: Audit-Log jeder Aktion, Datenexport, Anonymisierung statt Löschung und private Dateiablage.
Was protokolliert wird
Jede Aktion, die Daten anlegt, ändert oder löscht, gelangt ins Audit-Log: wer sie ausgeführt hat, wann, von wo und was sich geändert hat (alter und neuer Wert, sofern vorhanden). Es lässt sich unter „Audit-Log“ von jedem Benutzer mit der passenden Berechtigung einsehen und wird standardmäßig 365 Tage aufbewahrt.
Rechte der betroffenen Personen
Das Unternehmen exportiert seine eigenen Daten unter „Einstellungen“, und die Daten jedes Mitarbeiters lassen sich aus seiner Akte als vollständiges Paket exportieren (persönliche Daten, Vertrag, Abrechnungen). Ein Löschverlangen wird durch Anonymisierung erfüllt: Name, Ausweis und Kontaktdaten werden ersetzt, und die Abrechnungssummen bleiben bestehen, weil die arbeits- und steuerrechtliche Pflicht zur Aufbewahrung der Lohnunterlagen mit dem Verlangen nicht endet.
Wo und wie Daten gespeichert werden
Die Daten liegen in einer Postgres-Datenbank, deren Zugriff auf die Anwendung beschränkt ist; Dokumente und Belege liegen in einem privaten Bucket und verlassen ihn nur über eine signierte, zeitlich begrenzte URL nach einer Berechtigungsprüfung. Keine Datei hat einen öffentlichen Link. Die Liste der Dritten, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, steht auf der Seite „Unterauftragsverarbeiter“, und die Rechtsgrundlage jeder Verarbeitung in der Datenschutzerklärung.