Die Unterlagen jeder Person, immer am selben Ort
Ausweis, Meldebescheinigung, Vertrag: alles bei der Person abgelegt, verschlüsselt und für sie selbst im Portal sichtbar. Kein geteilter Ordner, kein verlorener Anhang.
Warum es sich lohnt
Die Probleme, die Avos im HR-Alltag löst.
Verstreute Dokumente sind verlorene Dokumente
Dateien zwischen Laufwerk, E-Mail und Chat findet bei einer Prüfung niemand, und beim Austritt weiß niemand, was zu löschen ist.
Jede Datei liegt bei der Person, zu der sie gehört, mit Name, Typ und Größe.
Sensible Daten über unsichere Kanäle
Ein Ausweisdokument, das über einen Messenger läuft, ist ein Leck, das nur auf seinen Tag wartet.
Die Datei wird direkt in die Plattform geladen und verschlüsselt gespeichert; der Zugriff folgt Rechten und wird protokolliert.
Kopien bei HR anfragen
Jede Bitte um eine Kopie unterbricht das HR-Team.
Die Person sieht ihre Dokumente im Portal und in der App und lädt sie selbst herunter.
So funktioniert es
Datei hochladen
Aus dem Personalstammsatz, oder von der Person selbst bei der digitalen Einstellung.
Verschlüsselt abgelegt
Mit Name, Typ und Größe, bei der zugehörigen Person.
Zugriff nach Rechten
HR über die Rolle, die Person über ihre eigenen Dokumente im Portal.
Häufige Fragen
Wo werden die Dokumente gespeichert?
Im Stammsatz der jeweiligen Person, verschlüsselt. Der Zugriff hängt von Rechten ab und wird protokolliert.
Kann die Person eigene Dokumente hochladen?
Ja. Bei der digitalen Einstellung lädt sie die Dokumente über den Einladungslink hoch, ohne dass HR etwas abtippt.
Überwacht die Plattform Ablaufdaten von Dokumenten?
Heute nicht. Es gibt die Datei pro Person, mit Name und Typ — eine Fristenüberwachung gehört nicht zum Modul.