Что такое Form W-2?
W-2 — это Wage and Tax Statement (справка о заработной плате и налогах): форма, в которой американский работодатель отчитывается, сколько он выплатил сотруднику за год и какие налоги удержал с этих выплат. По данным IRS, каждый работодатель, который платит сотруднику за работу, должен подать W-2 на этого сотрудника, если с дохода удерживались подоходный налог, налог на Social Security или Medicare, либо если подоходный налог был бы удержан, если бы сотрудник не заявил освобождение от удержания. Актуальные формы за 2026 год IRS публикует на своём сайте.
Работодатель отправляет копии в Social Security Administration (SSA) и сотруднику. Копию сотруднику нужно выдать до 31 января за предыдущий календарный год. Тогда же работодатель подаёт формы в SSA вместе с сопроводительной формой W-3. Сотрудники прикладывают копию к федеральной декларации, если подают её на бумаге, и используют данные для деклараций штата.
Графы важны для работодателя, потому что каждая должна совпадать с payroll-учётом. В графе 1 указаны зарплата, чаевые и прочие выплаты, облагаемые федеральным подоходным налогом. В графе 2 — удержанный федеральный подоходный налог. В графах 3 и 4 — зарплата, облагаемая Social Security, и удержанный налог Social Security, в графах 5 и 6 — зарплата, облагаемая Medicare, и удержанный налог Medicare. В графе 12 стоят кодированные позиции, например отчисления в 401(k), а в графе 13 отмечаются statutory employees, участие в пенсионном плане и выплаты по болезни от третьих лиц. Графы с 15 по 20 содержат зарплату и налоги штата и местные.
Графа 1 часто меньше валовой зарплаты, потому что вычеты до налогообложения, такие как взносы в 401(k) и часть медицинских страховых взносов, её уменьшают, тогда как зарплата для Social Security и Medicare может быть выше. Это самая частая причина, по которой сотрудник спрашивает, почему цифры в W-2 не совпадают с общей зарплатой. W-2 также отличается от 1099: сотрудники получают W-2, а независимые подрядчики получают Form 1099-NEC.
Если ошибка обнаружена после подачи, работодатель исправляет её на форме W-2c. Копии записей W-2 нужно хранить не менее четырёх лет. За поздние, отсутствующие или неверные формы предусмотрены штрафы за каждую форму, поэтому перед подачей payroll должен сверить итоги за год с четырьмя квартальными формами 941.
На практике
Сотрудник зарабатывает $60 000, вносит $3 000 в традиционный 401(k), и с него удержано $4 200 федерального подоходного налога. В январе работодатель готовит W-2. В графе 1 указано $57 000, потому что отчисление в 401(k) не входит в налогооблагаемую федеральным налогом зарплату, а в графах 3 и 5 стоит $60 000, так как это отчисление всё равно облагается Social Security и Medicare. В графе 2 указано $4 200, в графе 4 — $3 720 (6,2%), в графе 6 — $870 (1,45%), а в графе 12 — код D на $3 000. Работодатель сверяет эти итоги со своими формами 941, подаёт W-2 и W-3 в SSA и выдаёт сотруднику его копию до 31 января.
Часто задаваемые вопросы
Что такое W-2?
W-2 — это Wage and Tax Statement, в которой работодатель отражает годовую зарплату сотрудника и удержанные налоги. Сотрудники используют её для подачи налоговой декларации.
Как ещё называется справка о зарплате и налогах?
Она также известна как Form W-2. Wage and Tax Statement — официальное название этой формы.
Когда работодатели должны выдавать W-2?
Работодатели должны выдать сотрудникам W-2 и подать формы в Social Security Administration до 31 января за предыдущий календарный год.
Почему графа 1 в моей W-2 меньше моей зарплаты?
В графу 1 не входят вычеты до налогообложения, такие как взносы в традиционный 401(k) и часть медицинских страховых взносов. Зарплата для Social Security и Medicare в графах 3 и 5 может быть выше.
Кто получает W-2, а кто 1099?
Сотрудники получают W-2, а независимые подрядчики получают Form 1099-NEC. Классификация зависит от характера трудовых отношений.
Что делать, если в W-2 есть ошибка?
Работодатель подаёт исправленную форму W-2c и выдаёт копию сотруднику. Чтобы избежать ошибок, payroll должен сверить итоги с формами 941 до подачи.