Что такое Form W-4?
W-4 — это форма, которую сотрудник заполняет при приёме на работу, чтобы работодатель удерживал правильную сумму федерального подоходного налога. Полное название — Employee's Withholding Certificate (свидетельство об удержании налога сотрудника). Сотрудник передаёт её работодателю, а не в IRS, и работодатель хранит её и использует для расчёта удержания. Версию Form W-4 за 2026 год IRS показывает на своём сайте.
Форму изменили в 2020 году, и в ней больше нет удерживаемых allowances. Она устроена по шагам. Шаг 1 запрашивает личные данные и статус подачи декларации (filing status), шаг 2 касается нескольких работ или работающего супруга, шаг 3 нужен для заявления иждивенцев и прочих налоговых кредитов, а шаг 4 позволяет внести другие корректировки, например прочий доход, вычеты или дополнительную сумму для удержания с каждой выплаты. Шаг 5 — подпись. Обязательны только шаги 1 и 5, и если сотрудник оставляет остальные пустыми, работодатель удерживает налог так, как будто корректировок нет.
Работодатель применяет форму к таблицам удержания IRS (Publication 15-T). Чем точнее заполнена W-4, тем ближе удержание к тому, что человек действительно задолжает. IRS рекомендует заполнять новую форму каждый год и при каждом изменении личной или финансовой ситуации, например после заключения брака, рождения ребёнка, появления второй работы или начала или прекращения работы супруга. IRS также предлагает Tax Withholding Estimator, который помогает заполнить форму.
Работодатель должен ввести новую W-4 в действие не позднее начала первого расчётного периода, заканчивающегося в день получения формы или после 30 дней с этого дня. Сотрудник, не подавший форму, считается холостым без корректировок. W-4 влияет только на удержание федерального подоходного налога: на Social Security и Medicare, которые фиксированы по FICA, она не влияет. Многие штаты используют ту же форму или собственное свидетельство об удержании на уровне штата.
W-4 — это обратная сторона W-2: W-4 является исходными данными для удержания в начале работы, а W-2 — итогом того, что реально удержали, в конце года. Работодатели должны хранить W-4 в деле и никогда не подсказывать сотруднику, как её заполнять, поскольку выбор остаётся за самим сотрудником.
На практике
Недавно принятый сотрудник заполняет в шаге 1 статус «холост» и подписывает форму, оставив остальные шаги пустыми. Работодатель удерживает федеральный подоходный налог так, как будто у сотрудника нет других работ и иждивенцев. Через год сотрудник женится на супруге, которая тоже работает, и подаёт новую W-4: отмечает поле в шаге 2 и добавляет иждивенца в шаге 3. Команда payroll вносит изменение, и работодатель должен применить его не позднее первого расчётного периода, заканчивающегося в день получения формы или после 30-го дня с этого дня, хотя большинство делает это раньше. Позже сотрудник пользуется Tax Withholding Estimator, видит, что при подаче декларации будет должен доплатить, и добавляет $50 с каждой выплаты в шаге 4(c).
Часто задаваемые вопросы
Что такое форма W-4?
Это Employee's Withholding Certificate от IRS. Сотрудник передаёт её работодателю, чтобы тот знал, сколько федерального подоходного налога удерживать с каждой выплаты.
Для чего нужна W4?
Она нужна для расчёта удержания федерального подоходного налога с учётом статуса подачи декларации, других работ, иждивенцев и дополнительного удержания. Налоги Social Security и Medicare она не меняет.
Нужно ли отправлять федеральную W-4 в IRS?
Нет. Сотрудник передаёт её работодателю, который хранит её и использует для payroll. IRS запрашивает её только в отдельных случаях.
Когда нужно обновлять W-4?
IRS рекомендует новую W-4 каждый год и при любом изменении личной или финансовой ситуации, например при браке, рождении ребёнка или появлении второй работы.
Что будет, если сотрудник не заполнит W-4?
Работодатель удерживает налог так, как будто сотрудник холост и без корректировок. Это может привести к излишнему удержанию или к доплате при подаче декларации.
Какие шаги есть в W-4?
Шаг 1 — личные данные и статус декларации, шаг 2 — несколько работ, шаг 3 — иждивенцы, шаг 4 — прочие корректировки, шаг 5 — подпись. Обязательны только шаги 1 и 5.