Was ist Form W-2?
Ein W-2 ist die Wage and Tax Statement, also die Lohn- und Steuerbescheinigung: das Formular, in dem ein US-Arbeitgeber meldet, was er einem Beschäftigten im Jahr gezahlt hat und welche Steuern von diesem Lohn einbehalten wurden. Laut IRS muss jeder Arbeitgeber, der einen Beschäftigten für Leistungen bezahlt, für diesen ein W-2 einreichen, wenn Einkommensteuer, Social-Security- oder Medicare-Steuer einbehalten wurde oder wenn Einkommensteuer einbehalten worden wäre, hätte der Beschäftigte keine Befreiung vom Einbehalt beansprucht. Die IRS führt die aktuellen Formulare für 2026 auf ihrer Website auf.
Der Arbeitgeber sendet Kopien an die Social Security Administration (SSA) und an den Beschäftigten. Die Kopie für den Beschäftigten muss bis zum 31. Januar für das vorangegangene Kalenderjahr ausgehändigt werden. Der Arbeitgeber reicht die Formulare zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3 zum selben Termin bei der SSA ein. Beschäftigte fügen eine Kopie ihrer Bundessteuererklärung bei, wenn sie diese auf Papier einreichen, und nutzen die Angaben für die Steuererklärungen der Bundesstaaten.
Die Felder (Boxes) sind für Arbeitgeber wichtig, weil jedes mit den Lohnunterlagen übereinstimmen muss. Box 1 zeigt Löhne, Trinkgelder und sonstige Vergütungen, die der bundesstaatlichen Einkommensteuer unterliegen. Box 2 ist die einbehaltene Bundeseinkommensteuer. Die Boxen 3 und 4 zeigen den Social-Security-Lohn und die einbehaltene Social-Security-Steuer, die Boxen 5 und 6 den Medicare-Lohn und die einbehaltene Medicare-Steuer. Box 12 enthält codierte Angaben, zum Beispiel 401(k)-Aufschübe, und Box 13 kennzeichnet gesetzliche Beschäftigte (statutory employees), die Teilnahme an einem Altersvorsorgeplan und Krankengeld durch Dritte. Die Boxen 15 bis 20 melden Löhne und Steuern auf Ebene der Bundesstaaten und Kommunen.
Box 1 liegt oft unter dem Bruttolohn, weil Abzüge vor Steuern, etwa 401(k)-Beiträge und manche Krankenversicherungsprämien, ihn verringern, während die Löhne für Social Security und Medicare höher sein können. Das ist der häufigste Grund, warum Beschäftigte fragen, weshalb die Zahlen auf ihrem W-2 nicht zu ihrem Gesamtgehalt passen. Ein W-2 unterscheidet sich außerdem von einem 1099: Beschäftigte erhalten ein W-2, selbstständige Auftragnehmer ein Form 1099-NEC.
Wird nach der Einreichung ein Fehler entdeckt, korrigiert ihn der Arbeitgeber mit dem Form W-2c. Arbeitgeber müssen Kopien der W-2-Unterlagen außerdem mindestens vier Jahre aufbewahren. Verspätete, fehlende oder fehlerhafte Formulare können zu Strafen je Formular führen, daher sollte die Lohnabrechnung die Jahressummen vor der Einreichung mit den vier vierteljährlichen Formularen 941 abstimmen.
In der Praxis
Ein Beschäftigter verdient 60.000 $, zahlt 3.000 $ in ein traditionelles 401(k) ein und hat 4.200 $ Bundeseinkommensteuer einbehalten bekommen. Im Januar erstellt der Arbeitgeber das W-2. Box 1 zeigt 57.000 $, weil der 401(k)-Aufschub vom steuerpflichtigen Bundeslohn ausgenommen ist, während Box 3 und Box 5 60.000 $ zeigen, da der Aufschub weiter Social Security und Medicare unterliegt. Box 2 zeigt 4.200 $, Box 4 zeigt 3.720 $ (6,2 %), Box 6 zeigt 870 $ (1,45 %) und Box 12 zeigt Code D mit 3.000 $. Der Arbeitgeber gleicht diese Summen mit seinen Meldungen auf Form 941 ab, reicht W-2 und W-3 bei der SSA ein und händigt dem Beschäftigten seine Kopie vor dem 31. Januar aus.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein W-2?
Das W-2 ist die Lohn- und Steuerbescheinigung (Wage and Tax Statement), in der ein Arbeitgeber den Jahreslohn eines Beschäftigten und die einbehaltenen Steuern meldet. Beschäftigte nutzen sie für ihre Steuererklärung.
Wie wird die Lohn- und Steuerbescheinigung (Wage and Tax Statement) noch genannt?
Sie ist auch als Form W-2 bekannt. Wage and Tax Statement ist der offizielle Name dieses Formulars.
Wann müssen Arbeitgeber W-2 versenden?
Arbeitgeber müssen Beschäftigten ihr W-2 aushändigen und die Formulare bis zum 31. Januar für das vorangegangene Kalenderjahr bei der Social Security Administration einreichen.
Warum ist Box 1 auf meinem W-2 niedriger als mein Gehalt?
Box 1 schließt Abzüge vor Steuern aus, etwa Beiträge zu einem traditionellen 401(k) und manche Krankenversicherungsprämien. Die Social-Security- und Medicare-Löhne in den Boxen 3 und 5 können höher sein.
Wer erhält ein W-2 und wer ein 1099?
Beschäftigte erhalten ein W-2, selbstständige Auftragnehmer ein Form 1099-NEC. Die Einstufung hängt vom Arbeitsverhältnis ab.
Was gilt bei einem Fehler auf dem W-2?
Der Arbeitgeber reicht ein korrigiertes Form W-2c ein und gibt dem Beschäftigten eine Kopie. Die Lohnabrechnung sollte die Summen vor der Einreichung mit den Formularen 941 abstimmen, um Fehler zu vermeiden.