Was ist Form W-4?
Ein W-4 ist das Formular, das ein Beschäftigter beim Jobantritt ausfüllt, damit der Arbeitgeber den richtigen Betrag an Bundeseinkommensteuer einbehalten kann. Der vollständige Name lautet Employee's Withholding Certificate. Der Beschäftigte gibt es an den Arbeitgeber, nicht an die IRS; der Arbeitgeber bewahrt es auf und berechnet damit den Einbehalt. Die IRS zeigt die Version 2026 des Form W-4 auf ihrer Website.
Das Formular wurde 2020 neu gestaltet und verwendet keine Freibeträge (withholding allowances) mehr. Es ist Schritt für Schritt aufgebaut. Schritt 1 fragt persönliche Angaben und den Veranlagungsstatus (filing status) ab, Schritt 2 betrifft mehrere Jobs oder einen berufstätigen Ehepartner, Schritt 3 dient dazu, Angehörige und weitere Steuergutschriften geltend zu machen, und Schritt 4 erlaubt weitere Anpassungen, etwa sonstige Einkünfte, Abzüge oder einen zusätzlichen Betrag, der von jeder Zahlung einbehalten wird. Schritt 5 ist die Unterschrift. Nur Schritt 1 und 5 sind Pflicht; lässt der Beschäftigte den Rest leer, behält der Arbeitgeber so ein, als gäbe es keine Anpassungen.
Der Arbeitgeber wendet das Formular auf die Einbehalttabellen der IRS an (Publication 15-T). Ein genaueres W-4 bedeutet einen Einbehalt, der näher an dem liegt, was die Person tatsächlich schulden wird. Die IRS empfiehlt, jedes Jahr und bei jeder Änderung der persönlichen oder finanziellen Lage ein neues auszufüllen, zum Beispiel nach einer Heirat, der Geburt eines Kindes, einem zweiten Job oder wenn ein Ehepartner eine Arbeit aufnimmt oder aufgibt. Die IRS bietet außerdem einen Tax Withholding Estimator an, der beim Ausfüllen hilft.
Ein Arbeitgeber muss ein neues W-4 ab Beginn des ersten Abrechnungszeitraums berücksichtigen, der am oder nach dem 30. Tag nach Erhalt endet. Wer kein Formular abgibt, wird als alleinstehend ohne Anpassungen behandelt. Das W-4 betrifft nur den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer: Auf Social Security und Medicare, die durch FICA festgelegt sind, hat es keinen Einfluss. Viele Bundesstaaten verwenden dasselbe Formular oder eine eigene Bescheinigung zum Steuereinbehalt.
Das W-4 ist das Gegenstück zum W-2: Das W-4 ist die Eingabe für den Einbehalt zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, das W-2 die Zusammenfassung dessen, was am Jahresende tatsächlich einbehalten wurde. Arbeitgeber sollten das W-4 in den Unterlagen aufbewahren und Beschäftigten nie vorgeben, wie sie es ausfüllen, da die Entscheidungen deren eigene sind.
In der Praxis
Ein neu eingestellter Beschäftigter füllt in Schritt 1 „alleinstehend“ aus und unterschreibt; die übrigen Schritte lässt er leer. Der Arbeitgeber behält Bundeseinkommensteuer ein, als gäbe es keine weiteren Jobs oder Angehörigen. Ein Jahr später heiratet der Beschäftigte einen ebenfalls berufstätigen Ehepartner und reicht ein neues W-4 ein: Er kreuzt in Schritt 2 das Kästchen an und trägt in Schritt 3 einen Angehörigen ein. Die Lohnabrechnung erfasst die Änderung, und der Arbeitgeber muss sie spätestens ab dem ersten Abrechnungszeitraum anwenden, der am oder nach dem 30. Tag nach Erhalt des Formulars endet, die meisten tun es früher. Später nutzt der Beschäftigte den Tax Withholding Estimator, stellt fest, dass er bei der Steuererklärung nachzahlen müsste, und trägt in Schritt 4(c) zusätzliche 50 $ pro Gehaltszahlung ein.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein W-4-Formular?
Es ist das IRS-Formular Employee's Withholding Certificate. Der Beschäftigte gibt es dem Arbeitgeber, damit dieser weiß, wie viel Bundeseinkommensteuer von jeder Gehaltszahlung einzubehalten ist.
Wofür wird das W4 verwendet?
Es dient zur Berechnung des Einbehalts der Bundeseinkommensteuer, abhängig von Veranlagungsstatus, weiteren Jobs, Angehörigen und einem eventuellen Zusatzeinbehalt. Social Security und Medicare ändert es nicht.
Muss ich das W-4 an die IRS schicken?
Nein. Der Beschäftigte gibt es dem Arbeitgeber, der es aufbewahrt und für die Lohnabrechnung verwendet. Die IRS verlangt es nur in bestimmten Fällen.
Wann sollte ich mein W-4 aktualisieren?
Die IRS empfiehlt ein neues W-4 jedes Jahr und bei jeder Änderung der persönlichen oder finanziellen Lage, etwa bei Heirat, einem neuen Kind oder einem zweiten Job.
Was passiert, wenn ein Beschäftigter kein W-4 ausfüllt?
Der Arbeitgeber behält so ein, als wäre der Beschäftigte alleinstehend ohne Anpassungen. Das kann zu einem zu hohen Einbehalt oder zu einer Nachzahlung bei der Steuererklärung führen.
Welche Schritte hat das W-4?
Schritt 1 sind persönliche Angaben und Veranlagungsstatus, Schritt 2 mehrere Jobs, Schritt 3 Angehörige, Schritt 4 weitere Anpassungen und Schritt 5 die Unterschrift. Nur Schritt 1 und 5 sind Pflicht.