Was ist Tax withholding?
Tax withholding ist das Pay-as-you-go-System der US-Einkommensteuer. Statt dass der Beschäftigte die gesamte Rechnung am Jahresende zahlt, behält der Arbeitgeber von jeder Gehaltszahlung einen geschätzten Betrag zurück und sendet ihn an die IRS und, wo es einen gibt, an den Bundesstaat. Der einbehaltene Betrag wird auf die endgültige Steuerschuld des Beschäftigten angerechnet, weshalb er jeden Januar auf dem Form W-2 ausgewiesen wird. Wurde zu viel einbehalten, erhält der Beschäftigte eine Erstattung, bei zu wenig schuldet er die Differenz.
Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer wird aus zwei Angaben berechnet: dem Form W-4 des Beschäftigten und den Einbehalttabellen oder der Prozentmethode der IRS in der Publication 15-T. Das W-4 teilt dem Arbeitgeber den Veranlagungsstatus mit, ob der Beschäftigte weitere Jobs hat, Angehörige und einen eventuellen Zusatzbetrag. Der Arbeitgeber wendet die Tabellen auf den steuerpflichtigen Lohn des Abrechnungszeitraums an, sodass sich das Ergebnis mit der Zahlungshäufigkeit und dem Verdienst des Beschäftigten ändert.
Der Einbehalt der Einkommensteuer ist nicht dasselbe wie die Beschäftigungssteuern, die FICA bilden. Social Security und Medicare sind feste Prozentsätze des Lohns, wobei der Beschäftigtenanteil vom Lohn abgezogen und ein entsprechender Arbeitgeberanteil zusätzlich gezahlt wird. Für 2026 nennt die IRS die Sätze für Beschäftigte mit 6,2 % für Social Security bis zu einer Beitragsbemessungsgrenze von 184.500 $ und 1,45 % für Medicare, plus eine Additional Medicare Tax von 0,9 % auf Löhne über 200.000 $, die der Arbeitgeber einbehält, aber nicht ergänzt. Die Beträge, die ein Arbeitgeber zusammen zurückbehält, Einkommensteuer plus Beschäftigtenanteil an FICA, nennt man oft payroll tax withholding.
Der Einbehalt ist die gesetzliche Verantwortung des Arbeitgebers. Das von Beschäftigten einbehaltene Geld gilt als treuhänderisch für den Staat gehalten, und der Arbeitgeber muss es nach dem von der IRS zugewiesenen Zeitplan einzahlen, im vierteljährlichen Form 941 melden und jedem Beschäftigten zum Jahresende ein Form W-2 aushändigen. Die meisten Bundesstaaten und einige Städte haben außerdem einen eigenen Einbehalt der Einkommensteuer mit eigenen Formularen und Einzahlungsregeln. Verspätete oder fehlende Einzahlungen ziehen Strafen nach sich, und die für die Lohnabrechnung verantwortlichen Personen können persönlich für die nicht gezahlten Trust-Fund-Steuern haften.
Internationale Lohnabrechnung wirft weitere Fragen auf. Beschäftigte, die keine US-Staatsbürger oder Gebietsansässigen sind, etwa Nonresident Aliens, folgen besonderen Regeln beim Ausfüllen des W-4 und können durch ein Doppelbesteuerungsabkommen erfasst sein. Ein Unternehmen, das Beschäftigte über Grenzen hinweg bezahlt, muss daher den Steuerstatus jeder Person kennen, bevor es entscheidet, wie viel einzubehalten ist. Als selbstständige Auftragnehmer eingestufte Personen unterliegen keinem Einbehalt, was ein Grund ist, warum die Einstufung wichtig ist.
In der Praxis
Ein alle zwei Wochen mit 4.000 $ bezahlter Beschäftigter reicht ein Form W-4 als „married filing jointly“ ohne weitere Jobs ein. Der Arbeitgeber sucht den Betrag in der Methode der Publication 15-T für diesen Veranlagungsstatus und diese Zahlungshäufigkeit heraus und behält zum Beispiel 190 $ Bundeseinkommensteuer ein. Auf derselben Zahlung zieht er 248 $ für Social Security (6,2 %) und 58 $ für Medicare (1,45 %) ab und fügt seinen eigenen Anteil hinzu. Der Arbeitgeber zahlt die Gesamtsumme nach seinem zugewiesenen Zeitplan bei der IRS ein, meldet die Jahressummen jedes Quartal auf Form 941 und weist den einbehaltenen Betrag in Box 2 des W-2 des Beschäftigten aus. Bekommt der Beschäftigte einen zweiten Job, sollte er ein neues W-4 einreichen, damit der Einbehalt mit der tatsächlichen Steuer Schritt hält.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Tax withholding (Steuereinbehalt)?
Tax withholding ist die Einkommensteuer, die ein Arbeitgeber von jeder Gehaltszahlung abzieht und für den Beschäftigten an die IRS sendet. Sie wird auf die Steuerschuld des Beschäftigten für das Jahr angerechnet.
Wie bestimmt ein Arbeitgeber, wie viel Bundessteuer einzubehalten ist?
Er verwendet das Form W-4 des Beschäftigten zusammen mit den Einbehalttabellen der IRS in der Publication 15-T. Das Ergebnis hängt von Veranlagungsstatus, Zahlungshäufigkeit und steuerpflichtigem Lohn ab.
Was ist der Unterschied zwischen Einkommensteuer-Einbehalt und FICA?
Der Einbehalt der Einkommensteuer variiert mit dem W-4 und den Tabellen, FICA ist dagegen ein fester Prozentsatz des Lohns für Social Security und Medicare. Für 2026 betragen die Sätze für Beschäftigte 6,2 % und 1,45 %, und der Arbeitgeber zahlt einen entsprechenden Anteil.
Was bedeutet Payroll tax withholding für ein Unternehmen mit internationalen Beschäftigten?
Das ist der Betrag, den ein Arbeitgeber vom Lohn für Einkommensteuer und den Beschäftigtenanteil an FICA einbehält. Nonresident Aliens folgen besonderen W-4-Anweisungen und können durch ein Doppelbesteuerungsabkommen erfasst sein, daher sollte ihr Status zuerst geprüft werden.
Wird bei selbstständigen Auftragnehmern Steuer einbehalten?
Nein. Auftragnehmer sind keine Beschäftigten, daher behält das Unternehmen weder Einkommensteuer noch FICA ein, und sie zahlen ihre Steuern selbst. Eine falsche Einstufung eines Beschäftigten als Auftragnehmer kann zu Strafen führen.
Wann muss der Arbeitgeber die einbehaltene Steuer einzahlen?
Nach dem Zeitplan, den die IRS dem Arbeitgeber zuweist, in der Regel monatlich oder halbwöchentlich. Der Arbeitgeber meldet die Summen außerdem jedes Quartal auf Form 941.