¿Qué es Form W-2?
El W-2 es la Wage and Tax Statement, el formulario en el que un empleador de EE. UU. informa lo que pagó a un empleado durante el año y los impuestos retenidos de ese salario. Según el IRS (la agencia tributaria federal), todo empleador que paga a un empleado por sus servicios debe presentar un W-2 por ese empleado cuando se retuvo impuesto sobre la renta, Social Security o Medicare, o cuando se habría retenido impuesto sobre la renta si el empleado no hubiera reclamado exención de retención. El IRS publica en su sitio los formularios vigentes de 2026.
El empleador envía copias a la Social Security Administration (SSA) y al empleado. La copia del empleado debe entregarse antes del 31 de enero respecto del año calendario anterior. El empleador también presenta los formularios ante la SSA, junto con el formulario de transmisión W-3, en la misma fecha. Los empleados adjuntan una copia a su declaración federal si la presentan en papel y usan las cifras para completar las declaraciones estatales.
Las casillas importan al empleador, porque cada una debe coincidir con los registros de nómina. La casilla 1 muestra los salarios, propinas y otras remuneraciones sujetos al impuesto federal sobre la renta. La casilla 2 es el impuesto federal retenido. Las casillas 3 y 4 muestran los salarios sujetos a Social Security y el impuesto de Social Security retenido, y las casillas 5 y 6 muestran los salarios sujetos a Medicare y el impuesto de Medicare retenido. La casilla 12 contiene conceptos codificados, por ejemplo los aportes diferidos al 401(k), y la casilla 13 marca a los empleados estatutarios (statutory employees), la participación en un plan de jubilación y el pago por enfermedad de terceros. Las casillas 15 a 20 informan los salarios e impuestos estatales y locales.
La casilla 1 suele ser menor que el salario bruto, porque los descuentos antes de impuestos, como los aportes al 401(k) y algunas primas de salud, la reducen, mientras que los salarios de Social Security y Medicare pueden ser mayores. Es el motivo más frecuente por el que un empleado pregunta por qué las cifras de su W-2 no coinciden con su salario total. Además, el W-2 es distinto del 1099: los empleados reciben un W-2 y los contratistas independientes reciben un Form 1099-NEC.
Si se detecta un error después de presentar el formulario, el empleador lo corrige en el Form W-2c. Los empleadores también deben conservar copias de los registros del W-2 durante al menos cuatro años. Los formularios tardíos, faltantes o incorrectos pueden dar lugar a multas por formulario, por lo que la nómina debe conciliar los totales del cierre del año con los cuatro Forms 941 trimestrales antes de presentarlos.
En la práctica
Un empleado gana USD 60.000, aporta USD 3.000 a un 401(k) tradicional y tiene USD 4.200 de impuesto federal retenido. En enero el empleador prepara el W-2. La casilla 1 muestra USD 57.000, porque el aporte diferido al 401(k) se excluye de los salarios sujetos al impuesto federal, mientras que las casillas 3 y 5 muestran USD 60.000, ya que ese aporte sigue sujeto a Social Security y Medicare. La casilla 2 muestra USD 4.200, la casilla 4 muestra USD 3.720 (6,2 %), la casilla 6 muestra USD 870 (1,45 %) y la casilla 12 muestra el código D por USD 3.000. El empleador compara estos totales con sus declaraciones del Form 941, presenta el W-2 y el W-3 ante la SSA y entrega al empleado su copia antes del 31 de enero.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un W-2?
Un W-2 es la Wage and Tax Statement, en la que un empleador informa los salarios anuales de un empleado y los impuestos retenidos. Los empleados lo usan para presentar su declaración de impuestos.
¿Cómo se conoce también la declaración de salarios e impuestos?
También se conoce como Form W-2. La Wage and Tax Statement es el nombre oficial de ese formulario.
¿Cuándo deben enviar los empleadores los W-2?
Los empleadores deben entregar a los empleados su W-2 y presentar los formularios ante la Social Security Administration antes del 31 de enero respecto del año calendario anterior.
¿Por qué la casilla 1 de mi W-2 es menor que mi salario?
La casilla 1 excluye los descuentos antes de impuestos, como los aportes a un 401(k) tradicional y algunas primas de seguro de salud. Los salarios de Social Security y Medicare de las casillas 3 y 5 pueden ser mayores.
¿Quién recibe un W-2 y quién un 1099?
Los empleados reciben un W-2, mientras que los contratistas independientes reciben un Form 1099-NEC. La clasificación depende de la relación de trabajo.
¿Qué pasa si hay un error en un W-2?
El empleador presenta un Form W-2c corregido y entrega una copia al empleado. La nómina debe conciliar los totales con los Forms 941 antes de presentar para evitar errores.