¿Qué es Form W-4?
El W-4 es el formulario que completa un empleado al empezar un trabajo para que el empleador retenga la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta. Su nombre completo es Employee's Withholding Certificate. El empleado lo entrega al empleador, no al IRS, y el empleador lo conserva y lo usa para calcular la retención. El IRS muestra en su sitio la versión 2026 del Form W-4.
El formulario se rediseñó en 2020 y ya no usa asignaciones de retención (withholding allowances). Tiene un formato paso a paso. El paso 1 pide datos personales y el estado civil tributario (filing status), el paso 2 cubre varios empleos o un cónyuge que trabaja, el paso 3 sirve para reclamar dependientes y otros créditos, y el paso 4 permite otros ajustes, como otros ingresos, deducciones o un importe adicional a retener de cada pago. El paso 5 es la firma. Solo los pasos 1 y 5 son obligatorios, y si el empleado deja el resto en blanco, el empleador retiene como si no hubiera ajustes.
El empleador aplica el formulario a las tablas de retención del IRS (Publication 15-T). Un W-4 más preciso implica una retención más cercana a lo que la persona realmente deberá. El IRS recomienda completar uno nuevo cada año y siempre que cambie tu situación personal o financiera, por ejemplo tras un matrimonio, el nacimiento de un hijo, un segundo empleo o cuando el cónyuge empieza o deja de trabajar. El IRS también ofrece un Tax Withholding Estimator (estimador de retención de impuestos) que ayuda a completar el formulario.
El empleador debe aplicar un nuevo W-4 a más tardar al inicio del primer período de pago que termine 30 días o más después de recibirlo. Al empleado que no presenta el formulario se le trata como soltero sin ajustes. El W-4 solo afecta la retención del impuesto federal sobre la renta: no influye en Social Security ni en Medicare, que fija la FICA. Muchos estados usan el mismo formulario o su propio certificado estatal de retención.
El W-4 es el reverso del W-2: el W-4 es el dato de entrada de la retención al inicio de la relación laboral, y el W-2 es el resumen de lo que realmente se retuvo al final del año. Los empleadores deben conservar el W-4 en el expediente y nunca deben indicar al empleado cómo completarlo, ya que las decisiones son del propio empleado.
En la práctica
Un empleado recién contratado completa el paso 1 como soltero y firma, dejando en blanco los demás pasos. El empleador retiene el impuesto federal como si el empleado no tuviera otros empleos ni dependientes. Un año después, el empleado se casa con un cónyuge que también trabaja, por lo que presenta un nuevo W-4, marcando la casilla del paso 2 y añadiendo un dependiente en el paso 3. El equipo de nómina registra el cambio y el empleador debe aplicarlo a más tardar en el primer período de pago que termine 30 días o más después de recibir el formulario, aunque la mayoría lo aplica antes. Más adelante, el empleado usa el Tax Withholding Estimator, ve que deberá dinero al presentar la declaración y añade USD 50 adicionales por pago en el paso 4(c).
Preguntas frecuentes
¿Qué es el formulario W-4?
Es el Employee's Withholding Certificate del IRS. El empleado lo entrega al empleador para que sepa cuánto impuesto federal sobre la renta retener de cada pago.
¿Para qué sirve el W4?
Sirve para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta, según el estado civil tributario, otros empleos, dependientes y cualquier retención adicional. No cambia los impuestos de Social Security ni de Medicare.
¿Envío el W-4 federal al IRS?
No. El empleado lo entrega al empleador, que lo conserva y lo usa para la nómina. El IRS solo pide verlo en ciertos casos.
¿Cuándo debo actualizar mi W-4?
El IRS recomienda un nuevo W-4 cada año y siempre que cambie tu situación personal o financiera, como un matrimonio, un nuevo hijo o un segundo empleo.
¿Qué pasa si un empleado no completa un W-4?
El empleador retiene como si el empleado fuera soltero sin ajustes. Eso puede causar una retención excesiva o una deuda al presentar la declaración.
¿Qué pasos tiene el W-4?
El paso 1 son los datos personales y el estado civil tributario, el paso 2 son varios empleos, el paso 3 son los dependientes, el paso 4 son otros ajustes y el paso 5 es la firma. Solo los pasos 1 y 5 son obligatorios.