¿Qué es Tax withholding?
La retención de impuestos es el sistema de pago anticipado (pay-as-you-go) del impuesto sobre la renta de EE. UU. En lugar de que el empleado pague toda la cuenta al final del año, el empleador retiene un importe estimado de cada pago y lo envía al IRS y, cuando corresponde, al estado. El importe retenido cuenta como crédito contra la cuenta final de impuestos del empleado, por eso se informa en el Form W-2 cada enero. Si se retuvo demasiado, el empleado recibe un reembolso, y si se retuvo muy poco, debe la diferencia.
La retención del impuesto federal sobre la renta se calcula a partir de dos datos: el Form W-4 del empleado y las tablas de retención del IRS o el método porcentual publicado en la Publication 15-T. El W-4 indica al empleador el estado civil tributario, si el empleado tiene otros empleos, dependientes y cualquier importe adicional a retener. El empleador aplica las tablas a los salarios gravables del período de pago, por lo que el resultado cambia con la frecuencia de pago y con los ingresos del empleado.
La retención del impuesto sobre la renta no es lo mismo que los impuestos laborales que componen la FICA. Social Security y Medicare son porcentajes fijos del salario, con la parte del empleado descontada del pago y una parte equivalente del empleador pagada aparte. Para 2026 el IRS indica las tasas del empleado en 6,2 % para Social Security, hasta una base salarial de USD 184.500, y 1,45 % para Medicare, más un Additional Medicare Tax del 0,9 % sobre los salarios superiores a USD 200.000 que el empleador retiene pero no iguala. En conjunto, los importes que retiene un empleador, impuesto sobre la renta más la parte del empleado de la FICA, suelen llamarse retención de impuestos de nómina (payroll tax withholding).
La retención es responsabilidad legal del empleador. El dinero retenido a los empleados se considera mantenido en fideicomiso para el gobierno, y el empleador debe depositarlo según el calendario que le asigne el IRS, informarlo en el Form 941 trimestral y entregar a cada empleado un Form W-2 al cierre del año. La mayoría de los estados, y algunas ciudades, también tienen su propia retención del impuesto sobre la renta, con formularios y reglas de depósito distintos. Los depósitos tardíos o faltantes conllevan multas, y las personas responsables de la nómina pueden responder personalmente por los trust fund taxes (impuestos mantenidos en fideicomiso) no pagados.
La nómina internacional plantea más preguntas. Los empleados que no son ciudadanos ni residentes de EE. UU., como los nonresident aliens (extranjeros no residentes), siguen reglas especiales para completar el W-4 y pueden estar amparados por un convenio tributario, por lo que una empresa que paga a trabajadores en varios países debe conocer la situación fiscal de cada persona antes de elegir cuánto retener. Los trabajadores clasificados como contratistas independientes no están sujetos a retención, una de las razones por las que la clasificación importa.
En la práctica
Un empleado al que se paga USD 4.000 cada dos semanas presenta un Form W-4 como casado que declara en conjunto (married filing jointly) y sin otros empleos. El empleador busca el importe con el método de la Publication 15-T para ese estado civil tributario y esa frecuencia de pago, y retiene por ejemplo USD 190 de impuesto federal sobre la renta. En el mismo pago descuenta USD 248 para Social Security (6,2 %) y USD 58 para Medicare (1,45 %), y añade su propia parte equivalente. El empleador deposita el total en el IRS según su calendario asignado, informa los totales del año en el Form 941 cada trimestre y muestra el importe retenido en la casilla 2 del W-2 del empleado. Si el empleado consigue un segundo empleo, debería presentar un nuevo W-4 para que la retención siga el ritmo del impuesto real.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la retención de impuestos (tax withholding)?
La retención de impuestos es el impuesto sobre la renta que un empleador descuenta de cada pago y envía al IRS por el empleado. Se acredita contra la cuenta de impuestos del empleado del año.
¿Cómo decide un empleador cuánto impuesto federal retener?
Usa el Form W-4 del empleado junto con las tablas de retención del IRS de la Publication 15-T. El resultado depende del estado civil tributario, la frecuencia de pago y los salarios gravables.
¿Cuál es la diferencia entre la retención del impuesto sobre la renta y la FICA?
La retención del impuesto sobre la renta varía con el W-4 y las tablas, mientras que la FICA es un porcentaje fijo del salario para Social Security y Medicare. Para 2026 las tasas del empleado son 6,2 % y 1,45 %, y el empleador paga una parte equivalente.
¿Qué es la retención de impuestos de nómina para una empresa con personal internacional?
Es el importe que un empleador retiene del pago por impuesto sobre la renta y por la parte del empleado de la FICA. Los nonresident aliens siguen instrucciones especiales del W-4 y pueden estar amparados por un convenio tributario, por lo que primero debe comprobarse su situación.
¿Se retienen impuestos a los contratistas independientes?
No. Los contratistas no son empleados, por lo que la empresa no retiene impuesto sobre la renta ni FICA y ellos pagan sus propios impuestos. Clasificar mal a un empleado como contratista puede acarrear multas.
¿Cuándo debe depositar el empleador el impuesto retenido?
Según el calendario que el IRS asigna al empleador, que suele ser mensual o semisemanal. El empleador también informa los totales en el Form 941 cada trimestre.